1. Identification du responsable du traitement

Consultores y Asesores TIC S.A.S., identifiée sous le numéro d’identification fiscale 901.360.556-5, en qualité de société responsable de la plateforme et de la marque VR-Elab, informe les utilisateurs, clients, représentants d’établissements éducatifs, enseignants, étudiants, fournisseurs et visiteurs du site web https://vr-elab.com/ de la manière dont les données à caractère personnel sont collectées, utilisées, stockées, protégées et traitées.

Coordonnées du responsable du traitement des données :

2. Cadre juridique

Les données à caractère personnel seront traitées conformément à la Constitution politique de la Colombie, à la Loi statutaire 1581 de 2012, au Décret 1377 de 2013, au Décret 1074 de 2015, ainsi qu’à toute autre norme qui les modifie, les complète ou les remplace.

La Loi 1581 de 2012 reconnaît aux personnes le droit de connaître, mettre à jour et rectifier les informations recueillies à leur sujet dans des bases de données ou des fichiers.

3. Données personnelles susceptibles d’être collectées

Selon la manière dont les utilisateurs interagissent avec la plateforme, VR-Elab peut collecter les informations suivantes :

• Nom et prénom.
• Type et numéro de pièce d’identité.
• Adresse électronique.
• Numéro de téléphone.
• Ville, pays et adresse.
• Établissement éducatif, entreprise ou organisation d’appartenance.
• Fonction ou relation avec l’établissement.
• Informations communiquées dans les formulaires de contact.
• Demandes de démonstration, de devis ou d’assistance technique.
• Informations relatives aux contrats, licences ou prestations de services.
• Adresse IP, navigateur, appareil et données techniques de navigation.
• Informations obtenues au moyen de cookies ou de technologies similaires.
• Données d’accès et d’utilisation de la plateforme, le cas échéant.
• Communications envoyées par courrier électronique, WhatsApp ou d’autres canaux autorisés.

VR-Elab s’efforcera de ne pas collecter d’informations qui ne seraient pas nécessaires aux finalités indiquées.

4. Finalités du traitement des données

Les données personnelles peuvent être traitées aux fins suivantes :

1. Répondre aux demandes d’information, de contact, de devis ou de démonstration.
2. Fournir des informations sur la plateforme, les expériences immersives, les kits de réalité virtuelle et les services éducatifs.
3. Gérer les relations commerciales, contractuelles et de licence.
4. Créer, administrer et vérifier les comptes utilisateurs.
5. Fournir une assistance technique et un service client.
6. Coordonner les formations, démonstrations et activités éducatives.
7. Gérer la livraison, l’installation ou la maintenance des équipements et logiciels.
8. Améliorer l’expérience de navigation et le fonctionnement du site web.
9. Analyser l’utilisation de la plateforme et établir des statistiques internes.
10. Envoyer des communications informatives, éducatives ou commerciales, lorsque l’autorisation a été accordée.
11. Respecter les obligations légales, fiscales, comptables et contractuelles.
12. Prévenir la fraude, les accès non autorisés et les utilisations abusives.
13. Protéger la sécurité de la plateforme, de ses utilisateurs et de sa propriété intellectuelle.
14. Gérer les demandes, requêtes, plaintes, réclamations et sollicitations.
15. Conserver un historique des relations avec les clients, partenaires et fournisseurs.

5. Données relatives aux enfants et aux adolescents

VR-Elab est une solution éducative pouvant être utilisée par des étudiants mineurs. Par conséquent, le traitement des données relatives aux enfants et adolescents sera exceptionnel, limité et réalisé dans le respect de leur intérêt supérieur et de leurs droits fondamentaux.

Lorsqu’il sera nécessaire de collecter des informations relatives à un mineur, l’autorisation préalable du père, de la mère, du représentant légal ou de l’établissement éducatif dûment habilité sera demandée, selon le cas.

La participation de mineurs à des photographies, vidéos, témoignages, enregistrements, activités de démonstration ou supports promotionnels nécessitera les autorisations correspondantes.

VR-Elab ne demandera pas directement aux mineurs des informations sensibles, financières ou non nécessaires au déroulement des activités éducatives.

6. Autorisation

Le traitement des données personnelles sera effectué avec l’autorisation préalable, expresse et éclairée de la personne concernée, sauf dans les cas autorisés par la loi.

L’autorisation peut être obtenue au moyen de :

• Formulaires papier ou électroniques.
• Cases à cocher d’acceptation.
• Courriers électroniques.
• Communications écrites.
• Enregistrements vocaux.
• Contrats ou documents d’adhésion.
• Comportements non équivoques permettant raisonnablement de conclure que la personne concernée a autorisé le traitement.

Le silence ne sera pas considéré comme une autorisation.

7. Droits des personnes concernées

Les personnes concernées peuvent :

• Connaître, mettre à jour et rectifier leurs données personnelles.
• Demander la preuve de l’autorisation accordée.
• Être informées de l’utilisation faite de leurs données.
• Présenter des demandes, plaintes ou réclamations.
• Demander la suppression de leurs données lorsque cela est juridiquement applicable.
• Révoquer leur autorisation, sauf lorsqu’une obligation légale ou contractuelle s’y oppose.
• Accéder gratuitement à leurs données personnelles.
• Déposer une plainte auprès de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombie, après avoir épuisé la procédure correspondante auprès du responsable du traitement.

8. Procédure applicable aux demandes et réclamations

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits en envoyant une demande à l’adresse suivante :

info@vrelab.com.co

La demande doit comprendre :

• Le nom complet de la personne concernée.
• Le numéro d’identification, lorsque cela est nécessaire.
• Les coordonnées de contact.
• Une description claire de la demande.
• Les documents prouvant l’identité ou la représentation, le cas échéant.

Les demandes et réclamations seront traitées dans les délais prévus par la législation colombienne.

9. Cookies et technologies similaires

Le site web peut utiliser des cookies internes ou de tiers aux fins suivantes :

• Permettre le fonctionnement technique du site.
• Mémoriser les préférences de navigation.
• Analyser les visites, le trafic et les comportements agrégés.
• Améliorer les contenus et les performances.
• Intégrer des vidéos, réseaux sociaux ou services externes.
• Mesurer les performances des campagnes numériques.

Les utilisateurs peuvent configurer leur navigateur afin de bloquer ou supprimer les cookies. Toutefois, certaines fonctionnalités du site pourraient ne pas fonctionner correctement.

Lorsque des cookies non essentiels sont utilisés, le consentement de l’utilisateur sera demandé au moyen de l’avis correspondant, lorsque cela est applicable.

10. Transfert et transmission des données

VR-Elab peut partager ou transmettre des informations à :

• Des prestataires technologiques.
• Des services d’hébergement web et de stockage.
• Des plateformes de courrier électronique.
• Des services d’analyse.
• Des sociétés d’assistance technique.
• Des prestataires logistiques.
• Des conseillers juridiques, comptables ou administratifs.
• Des autorités publiques lorsqu’une obligation légale l’exige.
• Des établissements éducatifs ou clients avec lesquels une relation contractuelle existe.

Les tiers devront traiter les informations exclusivement aux fins autorisées et conformément à des mesures appropriées de confidentialité et de sécurité.

Lorsque des prestataires situés en dehors de la Colombie sont utilisés, les garanties contractuelles et juridiques applicables seront mises en œuvre.

11. Sécurité de l’information

VR-Elab adoptera des mesures techniques, administratives et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données personnelles contre la perte, l’altération, la consultation, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé ou la fraude.

Toutefois, aucun système de transmission ou de stockage de données sur Internet n’est totalement infaillible. Par conséquent, une sécurité absolue ne peut être garantie.

12. Conservation des données

Les données personnelles seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et tant qu’une relation légale, contractuelle, commerciale ou éducative demeure en vigueur.

Une fois la finalité accomplie et lorsqu’aucune obligation légale de conservation ne subsiste, les données pourront être supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée.

13. Communications commerciales

VR-Elab peut envoyer des informations relatives à ses produits, services, expériences éducatives, événements, contenus ou nouveautés uniquement lorsque l’autorisation a été accordée ou lorsqu’une relation existante autorise légalement ce contact.

Les personnes concernées peuvent demander à tout moment de ne plus recevoir de communications commerciales en écrivant à info@vrelab.com.co ou en utilisant le mécanisme de désinscription inclus dans le message.

14. Liens vers des sites tiers

Le site web peut contenir des liens vers des plateformes, réseaux sociaux, vidéos ou sites web de tiers. VR-Elab ne contrôle pas leurs pratiques en matière de confidentialité et recommande de consulter leurs politiques avant de communiquer des informations personnelles.

15. Modifications

La présente politique peut être modifiée en raison de changements juridiques, techniques, commerciaux ou liés aux services proposés.

Les mises à jour seront publiées sur le site web, accompagnées de la date de la dernière modification.